Version du [date d'entrée en vigueur] · Service Julien et site helios-system.tech, édités par Helios System
Projet en cours de validation. Ce texte n'est pas encore en vigueur : il doit être relu par un avocat. Les passages surlignés sont à compléter ou à vérifier.
Le responsable du traitement est Helios Sytem (marque commerciale « Helios System »), société par actions simplifiée à associé unique au capital de 500 €, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 132 415 514, dont le siège est situé 47 rue Vivienne, 75002 Paris (« nous »).
Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits : contact@helios-system.tech [à préciser : délégué à la protection des données désigné ou non].
Lorsqu'un client professionnel confie à Julien des données sur d'autres personnes (salariés, clients, fournisseurs), c'est lui qui en est responsable ; nous agissons alors pour son compte (voir article 12).
| Catégorie | Ce que cela comprend |
|---|---|
| Compte | Adresse de courriel, prénom et nom, nom de l'entreprise le cas échéant, profil (particulier, indépendant, entreprise), commune, offre et réglages. Pour un particulier, la date de naissance si vous la donnez : elle est facultative, et le modèle d'intelligence artificielle n'en reçoit que l'âge. Votre mot de passe n'est jamais conservé, seulement une empreinte. |
| Documents | Les fichiers que vous déposez ou transférez par courriel (contrats, factures, courriers, photos), le texte que Julien en extrait et les informations qu'il en tire (dates, montants, parties). |
| Conversations et mémoire | Vos messages, les réponses de Julien, ce qu'il a retenu de vous, vos tâches et rappels. |
| Contacts | Les personnes de votre carnet : nom, organisation, courriel, téléphone, relation avec vous. |
| Agenda | Vos rendez-vous et leurs invités. Si vous reliez un agenda Google, Outlook ou iCloud, Julien n'en garde que les heures prises (début et fin), sans titre, lieu ni participants ; l'adresse privée de cet agenda est conservée chiffrée. |
| Relevés bancaires importés | Les opérations, soldes et numéros de compte (IBAN) figurant sur les relevés que vous importez, ainsi que vos notes de frais et données de trésorerie. |
| Équipe | Pour une entreprise, les plannings des salariés que vous saisissez ou importez. |
| Dictée vocale | Votre voix est transcrite en texte sur notre serveur, en mémoire, puis oubliée : elle n'est écrite nulle part et ne part chez aucun prestataire. Seule la durée dictée est comptée, pour le plafond mensuel. |
| Courriels | Les courriels que vous transférez à votre adresse de dépôt : ils deviennent des documents si vous les rangez. Les réponses des personnes invitées à vos rendez-vous, notées dans vos rappels. Pour chaque courriel envoyé ou reçu, une trace technique (genre et date) ; le texte d'un courriel que vous faites envoyer reste dans votre conversation. |
| Journal d'audit | Qui a fait quoi, et quand, sur le compte : Julien, les personnes du compte, l'éditeur. Les adresses de courriel et numéros de compte bancaire y sont masqués, sauf l'adresse de l'éditeur pour ses propres accès. |
| Consommation | Pour chaque appel à un modèle : la tâche, le modèle, le fournisseur, le volume traité et le coût. Les achats de crédit et les forfaits d'espace. |
| Connexion | Vos sessions (date, navigateur déclaré), les échecs de connexion, l'adresse d'abonnement aux notifications de chaque appareil. Le serveur web tient un journal des requêtes (adresse IP, page demandée, date), dont sont exclus les liens de partage et d'agenda. |
Julien n'est pas conçu pour recevoir des données de santé ou d'autres données sensibles : n'en déposez que ce qui est strictement nécessaire (article 13 des conditions générales).
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Créer et gérer votre compte, vous fournir le service : lire vos documents, répondre, surveiller vos échéances, vous prévenir, préparer et, sur votre validation, envoyer vos courriels et invitations. | Exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD). |
| Mesurer votre consommation, l'imputer à votre offre ou à votre crédit, facturer. | Exécution du contrat ; obligations comptables et fiscales (article 6.1.c). |
| Sécuriser le service : journal d'audit, frein aux tentatives de connexion, double authentification de l'éditeur, journaux du serveur, sauvegardes. | Intérêt légitime à protéger le service et vos données (article 6.1.f). |
| Prouver nos accès à votre compte et les effacements réalisés. | Intérêt légitime ; respect de nos obligations de responsabilité (article 5.2). |
| Répondre à vos demandes adressées à contact@helios-system.tech. | Exécution du contrat ou mesures précontractuelles ; obligation légale pour l'exercice de vos droits. |
Nous mesurons aussi, pour maîtriser nos coûts, la taille des différentes parties de chaque échange avec le modèle : ces mesures ne contiennent aucun contenu et ne sont rattachées à aucun compte. [Bases légales à valider par l'avocat.]
Vos données sont accessibles aux personnes qui ont accès à votre compte (jusqu'à cinq avec l'offre Entreprise) et, pour l'assistance, aux personnes habilitées d'Helios System (article 9).
| Prestataire | Rôle | Ce qu'il reçoit | Lieu |
|---|---|---|---|
| Hostinger International Ltd (Chypre) | Hébergement du serveur | Toutes les données du service, et la sauvegarde quotidienne conservée sur le serveur | Allemagne [ville du centre de données à confirmer] |
| Hetzner Online GmbH | Copie de sauvegarde hors du serveur | Une copie de la base et des documents, chiffrée avant de partir : Hetzner ne peut pas la lire | Allemagne [à confirmer dans la console Hetzner] |
| Anthropic | Modèles d'intelligence artificielle (fournisseur principal) ; recherche sur internet lorsqu'aucun moteur dédié n'est en place | Les informations utiles à la demande : votre message, l'historique de la conversation, ce que Julien a retenu, des extraits ou images de documents ; pour une recherche, la seule question | États-Unis [entité contractante à confirmer] |
| Mistral AI | Modèles d'intelligence artificielle : seul fournisseur avec l'option « données en Europe », fournisseur de secours sinon | Les mêmes informations qu'Anthropic, lorsqu'il répond | France / Union européenne [à confirmer] |
| OpenAI | Modèle de secours pour la rédaction, si les autres ne répondent pas (jamais avec l'option « données en Europe ») | Les mêmes informations, lorsqu'il répond | États-Unis [entité contractante à confirmer] |
| Tavily, Brave | Moteurs de recherche sur internet | La seule question de recherche, formulée par Julien à partir de votre demande (elle peut citer, par exemple, le nom d'un fournisseur), jamais vos documents | [à confirmer] |
| Brevo [raison sociale à confirmer] | Envoi et réception de courriels | Les courriels que vous faites envoyer (destinataire, texte, pièces jointes), les courriels liés à votre abonnement (confirmation et rappels de résiliation), les codes de connexion de l'éditeur, et les courriels adressés à votre adresse de dépôt | France [à confirmer] |
| Google (Firebase Cloud Messaging) | Notifications de l'application Android | L'identifiant de votre appareil et le message « Vous avez un nouveau message de Julien », jamais le texte du rappel | États-Unis [à confirmer] |
| Service de notification de votre navigateur (Google, Microsoft, Mozilla ou Apple) | Notifications sur ordinateur et navigateur mobile | Un message chiffré de bout en bout, que seul votre navigateur peut lire | Selon votre navigateur |
| Stripe [entité contractante à confirmer : Stripe Payments Europe, Ltd] | Paiement de l'abonnement et du crédit, factures, espace de paiement | Votre adresse électronique, le nom du compte, votre nom et votre adresse de facturation, votre numéro de TVA si vous êtes un professionnel, l'offre et les montants. Votre carte est saisie chez Stripe : nous ne la voyons jamais. Aucun document ni aucune conversation. | Irlande (Union européenne) [transferts éventuels vers les États-Unis à vérifier] |
Les fournisseurs de modèles ne reçoivent vos données que pour produire la réponse demandée. [À vérifier dans les conditions de chaque fournisseur : absence d'utilisation des données pour l'entraînement de leurs modèles, durée de conservation des requêtes de leur côté, accords de traitement des données (article 28) signés avec chacun.]
Lorsque Julien consulte une page web pour vérifier une information, il la lit depuis notre serveur : le site consulté voit notre serveur, pas vous.
Nous pouvons enfin devoir communiquer des données aux autorités qui les demandent dans un cadre légal.
Proposée aux offres Indépendant et Entreprise, elle s'active sur demande. Avec elle :
Sans l'option « données en Europe », les informations utiles à vos demandes sont transmises à Anthropic et, en secours, à OpenAI, établies aux États-Unis. Les questions de recherche et les notifications Android peuvent aussi être traitées hors de l'Union.
Ces transferts sont encadrés par [à compléter pour chaque prestataire : décision d'adéquation (Data Privacy Framework UE–États-Unis, si le prestataire y est certifié) ou clauses contractuelles types de la Commission européenne]. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en nous écrivant.
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte, documents, mémoire, contacts, agenda, relevés, notes de frais, plannings | Tant que le compte existe, sauf si vous les supprimez avant. Effacés 30 jours après la résiliation, ou sur demande d'effacement. |
| Conversations | Une conversation est effacée 365 jours après son dernier message. Cette durée est réglable par compte, jusqu'à « sans limite » [à compléter : le réglage n'est pas encore proposé dans l'interface ; il se fait aujourd'hui sur demande]. |
| Journal d'audit et relevé de consommation | La même durée que les conversations. Exception : nos accès à votre compte, nos réglages, les suspensions d'accès, les liens de nouveau mot de passe et les changements de réglages sont gardés tant que le compte existe. |
| Voix dictée | Non conservée. La durée dictée par mois est gardée tant que le compte existe. |
| Courriels transférés à votre adresse de dépôt et non rangés | 7 jours. |
| Adresses des personnes invitées par courriel | 30 jours après le rendez-vous. |
| Vos retours (« une idée, un problème ? »), lus par l'équipe Helios pour améliorer Julien | Tant que votre compte existe ; effacés avec lui. Les derniers messages de conversation que vous avez choisi d'y joindre (case à cocher) sont effacés au bout de 90 jours. Sans cette case, vos échanges ne sont pas joints à votre retour. |
| Rapport d'amélioration de la semaine : des comptages anonymes (demandes validées ou refusées par type d'action, erreurs, questions restées sans réponse, coût par modèle, durées des réponses et des dictées), jamais le contenu de vos échanges ni de vos documents ; le texte de vos retours sous un pseudonyme, adresses, numéros et noms connus masqués, sans les échanges joints. Ce rapport est relu par l'équipe Helios avec l'aide d'un assistant d'intelligence artificielle (Claude, d'Anthropic, établie aux États-Unis). Pour un compte « données en Europe », le texte des retours n'y figure pas : ils sont seulement comptés. | 26 semaines au plus ; supprimé plus tôt si votre compte est effacé. La copie relue en revue n'est pas conservée après la revue : seules les conclusions, sans le texte de vos retours, sont gardées. |
| Demande d'invitation faite sur le site (prénom, adresse de courriel, profil, message facultatif), pour vous répondre | 90 jours après que nous l'avons traitée, et un an au plus. |
| Visites du site helios-system.tech : un compte par jour, par page et par site d'origine (par exemple « google »), sans cookie, sans adresse IP et sans identifiant. L'outil « Jusqu'à quand puis-je résilier ? » n'enregistre pas les dates saisies. | 400 jours. |
| Adresse et prénom d'une personne invitée sur votre compte | 30 jours après que l'invitation a servi, expiré ou été annulée ; si elle rejoint le compte, son accès suit les règles du compte. Retirée du compte, son identifiant de connexion est effacé s'il n'ouvre plus aucun autre compte. |
| Traces des courriels envoyés et reçus (genre et date) | 35 jours. |
| Sessions de connexion | 12 heures à 180 jours selon l'appareil et votre choix, 365 jours au plus. |
| Adresse IP, pour freiner les tentatives de connexion | 15 minutes, en mémoire seulement. |
| Journal du serveur web | [durée à fixer et à régler sur le serveur] |
| Sauvegardes | Une sauvegarde par jour. Sur le serveur, 7 jours ; la copie chiffrée chez Hetzner, 30 jours. Une donnée effacée disparaît donc des sauvegardes au plus tard 30 jours après. [À vérifier sur le serveur : la copie sur le serveur est gardée 30 jours tant que la copie distante n'est pas branchée.] |
| Registre des effacements | Après l'effacement d'un compte, nous gardons la date, le demandeur, les volumes effacés et les totaux mensuels de consommation, jamais le contenu. Pour un compte d'entreprise, le nom de l'entreprise y figure. [durée à fixer] |
| Factures et pièces comptables | La durée légale [10 ans, article L123-22 du code de commerce — à confirmer]. |
Notre console d'administration montre les comptes en chiffres (nombre et volume de documents, consommation, dernière activité), jamais leur contenu.
Pour l'assistance, la maintenance ou la sécurité, une personne habilitée d'Helios System peut ouvrir votre compte et en voir le contenu. Chaque jour où elle le fait, la première ouverture est inscrite dans le journal de votre compte, avec l'adresse de la personne. Vous retrouvez ces lignes dans votre export, et la durée de conservation de vos conversations ne les efface pas.
En cas de violation de données présentant un risque pour vous, nous en informons la CNIL et, si le risque est élevé, nous vous prévenons, dans les conditions des articles 33 et 34 du RGPD.
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur vos données, ainsi que du droit de définir des directives sur leur sort après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés).
Pour exercer ces droits, écrivez à contact@helios-system.tech. Nous répondons dans un délai d'un mois (article 12 du RGPD). Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr).
Vos documents, contacts, agendas et plannings contiennent souvent des données sur d'autres personnes. Vous devez avoir le droit de les confier à Julien et avoir informé ces personnes lorsque la loi l'exige (article 13 des conditions générales).
ProfessionnelsPour les données personnelles de tiers que vous confiez à Julien (salariés, clients, fournisseurs, contacts), vous êtes responsable du traitement et Helios System agit en qualité de sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD : nous ne les traitons que pour vous fournir le service, selon vos instructions, avec les prestataires listés à l'article 5. Les conditions sont précisées dans l'accord de traitement des données [annexe à rédiger].
Consommateurs[À préciser par l'avocat : régime des données de proches confiées par un particulier pour ses besoins personnels.]
Julien est une intelligence artificielle : vous échangez avec une machine, pas avec une personne. Il alerte et prépare ; il ne prend aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative, au sens de l'article 22 du RGPD. Les envois à des tiers attendent votre validation.
Seuls des mécanismes prévus par les conditions générales s'appliquent automatiquement : passage à un modèle plus économe puis suspension des traitements au-delà de la consommation incluse, blocage temporaire après des échecs de connexion, effacement 30 jours après une résiliation. [À valider par l'avocat.]
Julien s'adresse aux adultes, particuliers et professionnels. Nous ne vérifions pas l'âge des personnes qui ouvrent un compte. [À décider : âge minimum d'utilisation (15 ans en France pour le consentement, article 45 de la loi Informatique et Libertés) et clause correspondante des conditions générales.]
Vous pouvez confier à Julien des papiers concernant vos enfants (carte d'identité, scolarité) : ils sont traités comme vos autres documents.
Julien ne pose qu'un cookie, celui de votre session de connexion, et aucun cookie de mesure d'audience ni de publicité. Le détail, avec ce que l'application garde dans votre navigateur, figure dans nos mentions légales.
Nous pouvons modifier cette politique, notamment si nous changeons de prestataire [à préciser : comment et dans quel délai les clients sont prévenus]. La version en vigueur reste consultable à l'adresse /confidentialite.